1- Ne prendre aucune note
«Dans les petites cuma, les réunions deviennent vite informelles», explique Jean-Claude Viou. Attention, cependant, à ce que le côté convivial ne l’emporte sur le professionnel. «Les membres risquent d’associer la cuma à quelque chose qui n’est pas important», observe-t-il. Ecrire un compte-rendu rapide permet de ne pas tomber dans cet écueil. Il pourra être validé lors de la réunion suivante. La réunion, ce n’est certes qu’un moment de vie de la cuma. Mais une réunion efficace, agréable, structurée, vivante, aura probablement un impact positif sur toute la vie de la cuma.
2- Une réunion sans pilote
«Une réunion pilotée, c’est pour moi le premier critère de réussite», poursuit l’expert. Pendant le temps de la rencontre, quelqu’un doit prendre le leardership. Tout regroupement cause un stress psychologique. Un mauvais pilote peut renforcer le malaise des personnes présentes. Ce dernier a trois fonctions: production, facilitation et régulation. Quelques exemples concrets: demander à un participant d’apporter son témoignage, faire la synthèse de diverses opinions exprimées, rappeler l’heure, demander aux membres la signification d’un silence pesant…
Plusieurs cuma franciliennes se sont formées sur la façon de conduire une réunion. Leur volonté: gagner en efficacité !
3- Un objectif flou
L’objectif doit être clairement annoncé. La réunion a-t-elle pour but d’informer, de recueillir des informations ou bien de produire des idées ? Aboutira-t-elle à une prise de décision ou bien ne s’agit-il que d’un temps d’échange? A-t-elle été organisée pour résoudre un problème particulier? «Plus il y aura d’objets, plus le pilotage devra être serré», précise le consultant.
4- L’heure de fin n’est pas définie
Personne ne regarde la montre, les digressions sont très nombreuses, le leader use et abuse de son temps de parole… Tous les ingrédients sont réunis pour que la réunion n’atteigne pas son objectif. C’est l’échec assuré ! Tous les individus ont besoin de structure pour produire des idées.
5- Inviter la terre entière
«Je conseille de ne réunir que les personnes concernées par l’ordre du jour», estime Jean-Claude Viou. Exit les personnes invitées qui font office de «pot de fleur». Rien de plus démotivant que d’aller à une réunion en étant d’aucune utilité. Il n’existe pas un nombre miracle de personnes à mettre autour de la table. «Mais les groupes entre 8 et 12 personnes fonctionnent souvent bien», mentionne-t-il.
| Une astuce pour doper la participation Si l’on souhaite que les gens participent davantage pendant la réunion, il existe une astuce assez simple à mettre en œuvre : donner la parole le plus vite possible après le démarrage de la réunion. |
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