[Numérisation de la comptabilité] Une corvée de moins : la saisie des bulletins de travaux

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L'astreinte de saisie des données manuelle... une corvée.

10/11/2017 - 18:00

La cuma du Born, dans les Landes, a testé le boîtier Karnott. Après 2 mois d’essai en situation réelle , les adhérents se sont réunis pour analyser les résultats et confronter les points de vue. Ce boîtier permet de suivre le matériel sur lequel il est fixé et d’affecter automatiquement le travail à l’adhérent, sans saisie manuelle.

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Rappelons que cette technologie est très suivie depuis le début de l’année. Le boîtier est équipé de géolocalisation et d’une connexion au réseau de téléphonie mobile.Un outil de visualisation des données permet à la cuma d’accélérer et de fiabiliser considérablement le calcul des tarifs. Deux sociétés proposent jusqu’à présent un service adapté aux cuma : Samsys (commercialisable très prochainement) et Karnott. Deux start-up en plein développement et prometteuses.

Il est 14h à Mimizan (40) chez Ivan Alquier, ancien président de la cuma et moteur dans le développement et la recherche de solutions innovantes pour sa Cuma et ses adhérents. Huit personnes autour de la table se mettent en situation de Conseil d’Administration pour calculer les tarifs de ses services aux adhérents. Il nous faudra 30 minutes pour finir ce travail à partir d’informations papiers prémâchées par le président. Puis en 5 minutes, nous faisons le même travail en nous connectant sur l’application Karnott.

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Quinze jours

Quinze jours, c’est l’estimation du temps passé par le bureau de la cuma du Born pour le calcul des tarifs : 15 jours de travail pour centraliser, vérifier et surtout compléter les informations de suivi (qui n’a jamais perdu un carnet ?). Sous réserve de paramétrer correctement le système, les solutions type Karnott proposent tout simplement de réduire ces 15 jours à quelques heures de travail pour la réalisation des tarifs.

La cuma du Born s’est portée volontaire pour effectuer ce test. Les boîtiers ont été placés sur un tracteur et plusieurs matériels de travail du sol. C’est le président qui a suivi de près l’essai en se connectant régulièrement sur le site internet pour enregistrer les changements d’affectation de matériel aux boîtiers et voir l’évolution des temps saisis automatiquement par les boîtiers. La méthode classique d’enregistrement des temps de travaux sur papier a été conservée.

Seule la solution Karnott a été testée en raison du manque de maturité de ses concurrents au moment de l’expérience. L’essai n’a duré que 2 mois sur une période calme pour garantir une lecture approfondie des données.

capteur karnott essai

Le capteur est aimanté. Il se positionne au centre de l’outil.

 

Résultats et discussion

Après la mise en situation de Conseil d’Administration « tarif », le débat a montré que ces boîtiers sont très prometteurs. Tout d’abord, la fiabilité des informations : les résultats du boîtier sont très proches de ceux des carnets, aussi bien sur le total du travail que sur la ventilation par adhérent. L’interface de visualisation des données de Karnott permet de travailler en heure, distance ou surface, de séparer les temps de transport du travail au champ. La cuma estime que les informations du Karnott sont plus précises que celles du carnet, les adhérents arrondissant souvent les chiffres : d’après le test, le gain de précision est de l’ordre de 5%.

L’utilisation du boîtier a été jugée très simple, la fixation par aimant permet de le poser facilement sur n’importe quelle surface métallique. La coque a protégé correctement ses composants puisqu’ils fonctionnaient après les nettoyages à haute pression, la pluie, la poussière… Un développement demandé et promis sera que le boîtier reconnaisse automatiquement l’outil et le conducteur sans enregistrement via l’interface web.

Capteur Karnott

Une plate forme en ligne permet la visualisation des données collectées par le capteur.

L’interface est agréable, quelques minutes sont nécessaires pour la prise en main. Karnott travaille en permanence pour son amélioration et pour sa compatibilité avec les petits écrans (Smartphone), arrivée prévue avant la fin 2017. Le président de la cuma, Bastien Perrin, a demandé qu’une application soit créée pour rendre possible son utilisation en mode déconnecté.

Il sera possible, avant la fin 2017, que les responsables machine reçoivent régulièrement un résumé d’activité par mail pour pouvoir être validé ou corrigé si besoin, très pratique pour les activités de transport.

Rien n’est magique (malheureusement)

Si ces boîtiers apporteront un gain incontestable pour la cuma, ils ne sont toutefois pas magiques. En effet, les solutions informatiques ne résolvent pas tous les problèmes. La nécessité d’un suivi régulier ainsi qu’un paramétrage méticuleux sont à prendre en compte pour imposer cette solution à la cuma.

De plus, de par l’information initiale (un positionnement géographique), ces nouveaux outils sont excellents pour le travail du sol puisque l’outil entre dans une parcelle, mais le tracteur ou la remorque reste souvent sur route et le travail n’est donc pas toujours automatiquement affectable à un adhérent. Un développement est en cours pour répondre précisément à cet usage.

En bref

La cuma regrette de ne pas avoir pu réaliser de test comparatif entre plusieurs solutions, mais celle de Karnott a permis de se forger une bonne idée du potentiel de ces nouveaux outils.

Les "plus"Les "moins"
Réduction du temps passé sur les carnets papier
Sécurisation des bulletins de travaux (plus de pertes de carnets)
Comptage avec précision des travaux pour chaque adhérent
Très simple à utiliser
Rien n’est magique, il faut paramétrer l’application avant une utilisation optimum
Peu adapté aux activités de transpor

Solution Karnott : entre 200€ et 250€ à l’achat plus de 6 à 10€/mois pour chaque boîtier tout compris.

Guillaume Tranquart
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