5 conseils pour améliorer le fonctionnement de sa cuma

Gestion d’une cuma : 5 conseils en vidéo

1/ Gérer les adhérents inactifs

Toute cuma compte dans ses rangs des adhérents inactifs. Agriculteurs partis à la retraite, qui ont cessé leur activité ou qui sont impossibles à joindre.

Cette situation, si elle n’est pas régularisée, alourdit inutilement la gestion et peut créer des situations juridiques floues. «C’est important de repérer ceux qui n’ont plus lieu d’être dans la cuma. Il faut soit les rembourser, faire des compensations légales s’il y a des dettes et/ou les mettre en remboursement en attente. ». Il faut commencer par repérer ces profils et engager les démarches adaptées.

2/ Nettoyer la liste des matériels

Avec le temps, les inventaires de matériels se désynchronisent de la réalité. Des équipements vendus, cassés ou partis à la ferraille restent inscrits dans les registres. « Il y a des matériels qui n’ont jamais été sortis des listes ! Il faut faire le point et savoir ce qui reste, ce qui est utile et ce qui ne sert plus. ».

Cette situation fausse la comptabilité et complique toute prise de décision sur les investissements futurs.Un audit régulier s’impose :

• Passer en revue chaque engin ;
• Confirmer son existence et son état ;
• Sortir des listes ce qui n’est plus utile.

3/ Vérifier les bulletins d’engagement et les parts sociales

Le bulletin d’engagement est l’un des documents fondateurs de la relation entre l’adhérent et la cuma. Il formalise les engagements pris et protège la coopérative en cas de litige. Cela garantit la bonne organisation des activités sur le long terme.

Pourtant, ces documents sont souvent incomplets ou non signés. « Dans une cuma, c’est important d’avoir des papiers signés, d’avoir des choses qui garantissent le bon fonctionnement dans l’avenir. Les bulletins d’engagement, c’est des papiers très importants pour confirmer les engagements des adhérents. ».

Profiter d’une période creuse, comme une journée d’hiver, pour faire le tour des adhérents et régulariser les signatures manquantes. C’est une démarche simple et structurante.

4/ Mettre à jour les statuts et le registre Kbis

Les statuts d’une cuma ne sont pas immuables. La réglementation évolue, les usages changent. Il est fréquent que des statuts rédigés il y a dix ou quinze ans ne reflètent plus les règles en vigueur. Une cuma dont les statuts sont obsolètes s’expose à des difficultés juridiques et administratives.

« Avoir des statuts à jour et un registre à jour, c’est important pour un bon fonctionnement de cuma. Il faut que les statuts reflètent bien l’ensemble des règles actuelles. ». De la même façon, le registre Kbis doit être tenu à jour avec la liste exacte des administrateurs en exercice. C’est une exigence à la fois légale et pratique.

5/ Mettre à jour le règlement intérieur

Le règlement intérieur est souvent rédigé à la création de la cuma et oublié dans un tiroir. Or, les pratiques évoluent :

• Les horaires changent ;
• Les modes de facturation se transforment ;
• De nouveaux matériels arrivent.

Si le règlement ne suit pas, il crée un décalage entre le texte officiel et la réalité vécue par les adhérents. Ce qui peut être source de malentendus et de conflits.« Il vaut mieux écrire ce qui se fait, ce qui se pratique, que les adhérents sachent à quoi s’en tenir. ». L’enjeu n’est pas d’écrire des règles idéales. Il faut documenter ce qui se fait vraiment au quotidien.

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