Animer une réunion et capter l’attention des participants demande un certain savoir-faire, sans lequel on perd du temps et de l’énergie. Louis Latour, animateur à la frcuma des Hauts-de-France, propose pour cela une formation.
Quel est l’intérêt d’animer une réunion ?
Les agriculteurs sont sollicités de toutes parts pour participer à des réunions. Venir à celle de la cuma, c’est consacrer du temps dont ils ne disposent pas toujours, c’est donc précieux. Alors une réunion qui n’est pas pensée en amont peut vite créer de la frustration et démotiver les participants.
La rencontre doit avoir un impact sur le participant. Il doit apprendre quelque chose, avoir un rôle, pouvoir s’exprimer. Si le responsable a conscience de cela, il sera plus sensible au bon déroulement et à l’efficacité des réunions qu’il organise. Elles doivent être pensées en amont, cela demande de l’énergie certes, mais c’est pour économiser du temps ensuite.
Comment doit-on préparer la réunion ?
La préparation va varier selon la personnalité de l’organisateur. Toutefois, il est bon de déterminer un cadre précis. Il y a d’abord l’aspect physique : le lieu, qui l’organise, comment on reçoit les participants, qui mène la réunion, qui prend les notes, qui est le gardien du bon déroulé, comment gère-t-on les distractions involontaires, combien de temps dispose-t-on pour aborder tous les sujets, qui invite-t-on ?
Ensuite, il y a l’ordre du jour à bien détailler et à communiquer. Il permet de fixer les objectifs de la rencontre. Le but « pour avancer sur une idée », n’est pas recevable, il doit être plus clair. Établir un ordre du jour permet de prendre conscience des sujets, mais aussi de prévoir le temps nécessaire pour permettre des échanges productifs tout en laissant la place à chacun de s’exprimer.
Préparer une réunion, c’est s’intéresser au public qui y participera. C’est prendre la peine de prévoir les réactions de chacun, de borner les échanges, mais aussi de prendre conscience qu’il y a un aspect humain à gérer.
Quels outils peuvent être nécessaires pour le bon déroulement des réunions ?
Il existe de nombreux outils d’animation pour rendre des réunions plus dynamiques. On les présente lors de la formation. On essaye d’initier les participants à l’utilisation de paper board. Ça ne paraît rien, mais le fait d’écrire les objectifs et de synthétiser les échanges ou prises de décisions permet d’informer tous les participants de l’avancée de la réunion.
Ce n’est pas inné, les responsables ont parfois du mal à oser faire différemment.
Qu’apprend-on lors de la formation sur le thème « animer une réunion » ?
Prendre conscience de l’intérêt d’une réunion efficace. Mais avant tout, de s’analyser. Tout le monde n’a pas la compétence d’animer une réunion, ce n’est pas grave. Le principal est de le savoir, de connaître ses limites ainsi pouvoir être épaulé. Par un membre de la cuma ou une personne extérieure. Avoir conscience de ses forces et faiblesses est primordiale, car on peut être un bon animateur de réunion, mais ne pas respecter la démocratie. En revanche, si les réunions ne se passent pas bien, tout n’est pas la faute de l’animateur, c’est aussi le moment de déculpabiliser.
La frcuma des Hauts-de-France propose chaque année une formation sur l’animation efficace de réunion. Trois jours sont dispensés avec deux journées théoriques en groupes pour mieux se connaître, mieux identifier les freins et échanger avec les autres participants. La troisième journée a lieu quelques mois plus tard, pour laisser le temps aux cumistes de s’essayer dans leur cuma et livrer leurs expériences. Elle est ouverte aux responsables de cuma mais peut aussi être suivie par tous les adhérents d’un même groupe. Plus d’informations auprès de votre frcuma des Hauts-de-France.
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