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Analyser les tâches pour mieux les répartir

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Analyser les tâches pour mieux les répartir

«La redistribution des fonctions a renforcé les liens au sein du groupe»

La mise à plat, dans le cadre d’une session de formation, de l’ensemble des tâches, a permis à la cuma d’Arvieu de mettre en oeuvre une gestion désormais mieux partagée des responsabilités. Témoignage.

Cuma d’Arvieu en Aveyron

Il faut parfois un évènement imprévu pour rompre avec les habitudes, avec une certaine routine. Une difficulté peut alors devenir un facteur de progrès. L’expérience de la cuma d’Arvieu, sur le Lévézou, en témoigne. Son fonctionnement s’est longtemps appuyé sur le classique et immuable «triumvirat» : président, trésorier, secrétaire.

Des fonctions au long cours assurées jusqu’en 2011, pour les deux premières, par Philippe Soulié, président depuis une vingtaine d’années et par Christian Monteillet qui veillait depuis dix ans au grain sur la trésorerie. Une situation, bien ancrée dans le temps et l’histoire, bouleversée cette année-là par un accident de santé de Philippe Soulié. La responsabilité présidentielle est alors retombée, en toute logique, sur les épaules de Christian Monteillet.

«Nous avons fonctionné ainsi pendant une année, mais il devenait difficile de tout assumer, la charge devenait trop lourde. Il nous a alors paru nécessaire de réfléchir à la manière de dispatcher les responsabilités ». Une question qui s’était déjà plus ou moins posée, mais de manière informelle, et n’avait pas jusqu’alors rencontré un écho particulièrement favorable de la part des adhérents. L’organisation par la fédération départementale, avec l’animateur de secteur, Bruno Arguel, début 2013, d’une session de formation, sur deux jours, représentait l’occasion de franchir le pas et de faire évoluer le mode de «gouvernance» de la cuma.

Des réunions plus fréquentes

L’ensemble du conseil d’administration, une douzaine de personnes, a ainsi accepté de jouer le jeu. «Dans un premier temps nous avons travaillé en groupe pour identifier, passer au crible et analyser l’ensemble des tâches, en mettant en commun l’expérience de chacun, y compris les responsables des divers outils».

Un travail qui a permis de définir précisément qui fait quoi, dans tous les domaines d’activité : fonctionnement général, trésorerie et comptabilité, gestion du matériel… A partir de ce listing, le groupe a pu élaborer, dans un second temps, des simulations «à vide». Un exercice de clarification qui a eu pour fonction de rassurer les participants. «A l’issue de cette formation, les rôles et les responsabilités se sont facilement distribués avec une meilleure répartition». Ainsi, un «secrétaire adjoint» assiste désormais le secrétaire, Pierre Terral, certaines fonctions du trésorier sont prises en charge par deux autres personnes, la saisie des carnets de travaux est assurée par quatre adhérents.

Mais ce moment de réflexion et de «mise à plat» se traduit aussi par une modification sensible dans la transmission de l’information et les relations dans le groupe. «Auparavant nous nous retrouvions une fois par an à l’occasion de l’assemblée générale et du conseil d’administration, aujourd’hui c’est une fois tous les deux mois dans le cadre d’un bureau élargi». Une attention particulière est aussi apportée aux jeunes récemment installés, sollicités pour entrer au conseil d’administration. «Nous essayons en outre de faire profiter les nouveaux entrants des formations proposées par la fédération départementale» souligne Christian Monteillet.