À 50 adhérents, et 100 machines à gérer, un peu d’aide est la bienvenue. Dans le sud de l’Indre-et-Loire, la cuma de l’Arc-en-ciel jongle entre trois outils pour que chacun puisse exploiter au maximum et dans les meilleures conditions les activités sur lesquelles il s’est porté. Téléphone, Whatsapp et Mycuma planning et travaux y forme le trio d’organisation indispensable.
7 ans d’utilisation de Mycuma planning et travaux
« Ça fait bien sept ans maintenant que l’on utilise Mycuma planning et travaux, décrit Franck Mallet, administrateur et responsable matériel du groupe. On y mêle la cuma de l’Espoir, car on est très nombreux à être adhérents aux deux groupes. Lorsque Mycuma planning et travaux a été lancé dans le réseau, ça m’a paru être un bon outil pour alléger la charge de travail des responsables. J’en ai parlé dans la cuma et il a fallu du temps pour démarrer avec un premier groupe utilisateur. Nous nous sommes lancés grâce à une présentation de la fédération en réunion. Très vite, nous avons trouvé utile l’application et l’avons utilisée avec régularité. Cela permet notamment à chacun de voir où sont les outils, de réserver sans déranger le responsable. »
La cuma apprécie aussi l’aspect traçabilité et prévision de l’application. « Un autre intérêt est que l’on peut visualiser qui a utilisé en dernier tel outil, précise-t-il. Et le dimanche soir quand je veux organiser ma semaine, car je n’ai comme matériel qu’un tracteur pour distribuer le foin, c’est facile de voir les dispos et de réserver les machines. Par exemple télescopique, tracteur et remorque quand je veux planifier du fumier. C’est aussi pratique pour le responsable de matériel d’avoir une vue sur la semaine qui arrive. »
Sur 100 machines, 70 sont enregistrées dans Mycuma planning et travaux. « Nous avons renseigné les outils les plus utilisés par les 50 adhérents, dont 15 à 20 sont de gros utilisateurs de tous les outils », souligne-t-il.
Complémentaire avec WhatsApp et les appels quand c’est le « rush »
Mais à la cuma de l’Arc-en-ciel, Mycuma planning et travaux n’est pas une fin en soi. « Quand la période de travaux est intense, poursuit Franck Mallet, le responsable de l’activité prend la main. C’est lui qui organise le chantier en direct par des appels téléphoniques. Il collecte les surfaces en demande, par exemple, dans le but de ne pas trop faire déplacer la machine. »
« Et puis nous avons trois boucles WhatsApp sur les principales activités : ensileuse, moissonneuse et tracteur. Cela nous sert à communiquer par groupe d’intérêt sur une activité. Parfois, échanger des infos. Pour ces discussions par écrit, WhatsApp nous satisfait. Sinon pour l’analytique, par matériel, et avec un vrai calendrier, on travaille avec Mycuma planning et travaux. Aujourd’hui, on ne pourrait plus s’en passer. »
Pas jusqu’au bout du potentiel de Mycuma planning et travaux
« Mycuma planning et travaux nous aide à faire des bilans de saison, ajoute l’administrateur. Cet outil nous donne une vue générale de chaque activité d’après les réservations de machines. Mais nous n’allons pas encore jusqu’au bout du potentiel de l’application. Car chacun pourrait directement enregistrer ses heures dessus. Ce qui permettrait de dispatcher à la fin les heures et les facturations.
Nous en sommes encore au stade du carnet. Or l’application est plus sûre et facile. Pour le moment, nous nous sommes arrêtés à la réservation. Pour aller plus loin, il faudrait qu’un groupe démarre une formation avec l’aide de la fédération, par exemple, sur comment enregistrer les heures. En plus, cela ne coûterait pas plus cher.
La solution est à environ 200 €/an tout compris. » Dont les mises à jour. « La dernière est d’ailleurs très bien, constate Franck Mallet. L’application est plus ludique et plus claire. Et puis, si on a besoin d’aide, la fédération peut nous donner un coup de main, par exemple pour changer de matériel dans la liste. » Un plus pour accompagner les groupes en quête d’efficacité.
L’application Mycuma planning et travaux encore méconnue
« Je parle de Mycuma planning et travaux à presque toutes les AG, partage Sylvie Lhéritier, animatrice en Indre-et-Loire. Des présidents demandent aussi des infos sur cette solution. Mais alors qu’elle est très pratique et intuitive, les groupes ne la connaissent pas. Nous allons développer la communication. Il y a une vingtaine de cuma utilisatrices dans la région, surtout au stade de réservation des matériels. Un groupe va jusqu’à la saisir des travaux. Deux font la saisie du temps des salariés. »
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