Vincent Broche, le Président s’attache à respecter le formalisme tout en essayant de rendre l’assemblée « vivante ». Pour l’occasion, il met au point un diaporama avec illustrations (type camembert) pour visualiser facilement l’état des lieux de chacune des branches d’activité. Dans le même ordre d’idée, les résultats comptables sont présentés sur un grand tableau, « pour que tout soit clair », avant d’être approuvés.
Pédagogie et rigueur
Concernant les quatre à six conseils d’administration annuels, un ordre de jour est envoyé une semaine avant. Les responsables ont eu déjà recours au SMS pour avertir d’une réunion. Face à l’absentéisme qui tend à gagner du terrain dans certaines OPA, les responsables rappellent la règle : « 3 absences non excusées peuvent valoir une exclusion ! ». Lors du Conseil d’Administration où la participation moyenne est d’environ douze administrateurs sur quinze, ils sont deux : le secrétaire et le secrétaire adjoint, à prendre des notes sur le cahier de délibération. On y inscrit les décisions prises, les remarques sur telle ou telle activité. Au préalable, une feuille de présence est signée. Ce qui a pour avantage de savoir précisément qui était là la fois précédente si jamais une décision adoptée est sujette à contestation la réunion suivante. Lors des CA, un point systématique sur la trésorerie est effectué. C’est à cette occasion également que sont fixés les prix facturés et sont officialisées les décisions d’achats de nouveaux matériels. Certaines font l’objet d’offres de prix remise sous plis cachetés, ouverts au conseil. Les gros investissements tels que la moissonneuse, peuvent être votés à bulletins secrets. Dans cette démarche participative, il y a la lettre et aussi l’esprit : « Je veille à ce que chacun prenne la parole au cours d’un tours de table » explique le Président, diplomate.
On n’a pas le temps de perdre du temps
Enfin, entre chaque CA, des bureaux se tiennent où l’on traite des questions quotidiennes et où l’on prépare le prochain conseil d’administration. Dans cet écheveau de responsabilité, n’oublions pas non plus le rôle-clé des responsables désignés par matériel, garants du respect des plannings et du bon entretien. Quant à l’adhérent de base, il est tenu à matérialiser son implication en signant des bulletins d’engagement obligatoires, et en souscrivant au règlement intérieur. « On n’a pas le temps de perdre du temps » affirment les responsables de la cuma. Cette discipline collective a l’avantage de désamorcer les risques de malentendus et au final, évite de dépenser beaucoup d’énergie pour solutionner d’âpres conflits. Mieux vaut prévenir que guérir !
