Il s’agissait au départ d’un simple document : un bulletin d’engagement, signé sur le bord d’un comptoir entre deux amis. D’une date oubliée, puis ajoutée de bonne foi, mais contenant une erreur… Et voilà comment une petite cuma, qui ne sera pas nommée ici, s’est retrouvée devant le tribunal pour régler un contentieux juridique.
Devant le tribunal
Depuis la signature de ce fameux engagement, de l’eau a coulé sous les ponts. En effet la société signataire ayant été reprise, les intérêts et obligations envers la cuma n’étaient plus les mêmes malgré les engagements toujours en cours.
Dans 99 % des cas, ce type d’affaires se règle à l’amiable. On réévalue les engagements à la hausse ou à la baisse. Et on se soucie peu d’une erreur de date ou d’une signature gribouillée sur le coin d’une table.
Cette fois-ci, il en fut autrement. L’affaire a été portée devant le tribunal avec l’aide d’un avocat des affaires. Le motif de la plainte : faux et usages de faux.
Mais la cuma a su s’entourer des bonnes personnes. Et, au final, et malgré ce rappel à l’ordre, cette histoire fut utile au groupe d’agriculteurs. En effet, l’avocate a pointé du doigt certains détails qui, en pareils cas, peuvent sauver la mise.
Des documents importants en cas de contentieux
D’abord, tout ce qui n’est pas daté et signé n’a aucune valeur légale. Ensuite, la forme peut parfois avoir plus d’importance que le fond. Enfin, certains documents, qui peuvent paraître anodins, le sont souvent beaucoup moins pour les avocats.
Par exemple, le registre des parts sociales doit être mis à jour régulièrement au gré des achats et des reventes de matériels. Les bulletins d’engagements, comme dans ce cas pratique, sont essentiels en cas de litiges et doivent bien sûr comporter une date valable ainsi que la signature de tous les adhérents. Ils servent surtout à sécuriser la cuma lorsque les surfaces prévues n’ont pas été réalisées.
Autre document important, le cahier de délibération. Il indique les décisions prises lors des réunions. Il est souvent peu considéré mais il permet de revenir sur des décisions importantes ayant fait jurisprudences. On peut avoir besoin de s’y référer des années après lorsqu’un cas similaire se présente, afin de prendre des décisions équitables pour l’ensemble des membres de la cuma. Ses pages ne doivent pas pouvoir être enlevées, elles doivent être numérotées et une signature des participants en fin de réunion n’est jamais de trop.
Et bien sûr le fameux triptyque statuts, règlement intérieur et Kbis doivent être à jour. Les statuts sont la base légale de la cuma et les règles qui y sont mentionnées doivent être respectées. Le Kbis est un document officiel émis par le greffe qui indique les représentants de la société. Et, enfin, le règlement intérieur complète les statuts. Il contient les règles de bon fonctionnement de la cuma.
Tous responsables
Sur ces derniers points, il ne faut pas hésiter à faire intervenir un animateur afin de vérifier qu’ils correspondent au mieux au fonctionnement de la cuma. Les modèles qu’ils proposent sont aux préalables validés par la fncuma et le HCCA (Haut conseil de coopération agricole).
En respectant ces principes de bases, et avec un peu de rigueur, les cuma devraient pouvoir se tenir loin de tout problème. Il est également nécessaire de rappeler qu’il existe des membres du bureau, ayant chacun leurs fonctions propres, et que la tenue en bon ordre de ces documents n’est pas du simple fait du président.
Pour plus d’information, retrouvez aussi ces articles sur www.entraid.com :
