[Manager au quotidien] Lorsque plus personne ne sait « qui fait quoi? »

Organisation et Management
Qui fait Quoi : délimiter les responsabilités de chacun.

Quels risques quand les responsabilités ne sont pas délimitées? Les réponses avec Marjorie Lambert, consultante en management agricole et fondatrice de la société AndConsulting. ©Blackbox Studio

18/03/2019 - 11:00

Avez-vous déjà eu cette impression de «marcher sur les plates-bandes» de votre collègue, mais sans en être totalement sûr? Ou encore penser que ce n’est pas votre mission? Mais sans grande conviction… Et pourtant ce serait peut-être bien à vous de le faire!

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Oui bien sûr, les trous dans la raquette organisationnelle peuvent être aussi fruits de désengagement. En réalité il existe deux sources possibles à ces situations :

  • votre rôle et vos missions n’ont pas été suffisamment clarifiés,
  • l’organisation laisse apparaître des zones de vide, sans attribution.

Définir les rôles et missions: la base!

Dans votre organisation, il n’existe pas d’organigramme ni de fiches de poste? Soyez vigilants: entre ce que vous savez de votre fonction, ce que l’on vous a dit à la prise de poste, ce que pense l’équipe, ce qui arrangerait bien votre supérieur ou vos collègues, les décalages peuvent être conséquents…

Comment résoudre cette situation? En communicant bien sûr! N’hésitez pas à poser les questions avant de passer à l’action. Et si l’organisation sous-estime l’importance des fiches de poste, n’hésitez pas à dresser la vôtre et à la présenter en l’utilisant comme support d’échange. Ce sera toujours une première base de travail.

Des zones de vides de l’organisation

Aux frontières des fonctions de l’entreprise, il existe toujours des zones de flou à clarifier verbalement. Le pire: les vides dans l’organisation. C’est un classique des situations de surcharge de travail ou de situation de conflit. On les identifie dans l’entreprise car c’est «à tout le monde» de s’en charger… donc à personne. Ce sont aussi les dossiers du collègue parti en congés, en arrêt maladie, ou parti tout court et non remplacé, qui peuvent devenir des «vides de l’organisation».

Les risques liés à un défaut de clarté des rôles et missions ne sont pas à prendre à la légère. Ils sont définis à des fins de transcription de la stratégie dans l’opérationnel. Les coûts cachés et visibles peuvent être importants :

  • Perte d’efficacité de l’organisation: la machine s’alourdit.
  • Montée des conflits: c’est l’exemple de «la guerre des chefs» et le traditionnel binôme président-directeur (ou responsable opérationnel) qui peuvent entrer en conflit.
  • Augmentation des risques psychosociaux: la personne ne sait jamais si elle remplit pleinement son rôle, n’en connaissant pas les frontières.
  • Perte de motivations des représentants et salariés qui veulent avancer et se sentent bloqués, jusqu’au désengagement.

Un premier exercice consistera donc à faire le point sur l’existence de fiches de poste et d’identifier les zones floues pour préciser le «Qui fait Quoi».


Marjorie Lambert est consultante en management agricole et fondatrice de la société AndConsulting. Elle livre chaque mois à Entraid sa vision du management au quotidien avec à la clé des conseils pratiques. Ce mois-ci, « Lorsque personne ne sait ‘Qui fait Quoi?' ».

Retrouvez l’ensemble de ces chroniques sur le management agricole et son regard employeur dans le dossier spécial Entraid : Manager au quotidien.

Qui fait Quoi : manager dans le secteur agricole employeur

Les conseils de Marjorie Lambert en management agricole pour les employeurs du secteur agricole.

 

Marjorie Lambert
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