Si j’autorise mon salarié à utiliser le véhicule mis à disposition pour ses déplacements professionnels aussi le week-end, est-ce considéré comme un avantage en nature ? Oui, car la règle est simple. Dès lors qu’un salarié utilise un véhicule d’entreprise à des fins personnelles, il y a avantage en nature. Celui-ci doit alors être intégré dans la rémunération et soumis à cotisations.
Usage strictement professionnel : les conditions pour l’absence d’avantage en nature
L’usage strictement professionnel ne pose pas de difficulté, à condition de pouvoir le justifier :
- restitution du véhicule le soir ou le week-end ;
- interdiction formalisée d’usage privé ;
- absence de trajets domicile-travail si le contexte ne les justifie pas.
Il existe en effet une tolérance de l’administration quant à l’utilisation du véhicule de l’entreprise pour le trajet domicile-lieu de travail, sans requalification en avantage en nature :
- l’utilisation est nécessaire à l’activité professionnelle (déplacements clientèle par exemple) ;
- le véhicule n’est pas mis à disposition permanente et ne peut donc être utilisé à des fins personnelles ;
- le salarié ne peut pas utiliser les transports en commun pour ce type de trajet en raison des conditions ou horaires particuliers de travail.
En cas de contrôle, c’est à vous qu’il appartiendra de prouver que le véhicule n’a jamais servi à des fins personnelles.
La tolérance du trajet domicile-travail pour le véhicule professionnel
Il est fréquent que des employeurs, par souci de souplesse, tolèrent que le salarié utilise ponctuellement le véhicule à titre personnel. Par exemple pour rentrer chez lui ou effectuer un trajet le week-end.
Dès que l’employeur autorise l’usage privé, même ponctuel, l’avantage en nature s’applique.
Évaluation de l’avantage en nature véhicule : forfait ou frais réel ?
Il doit être alors évalué :
- soit au forfait annuel selon le type de véhicule (neuf/occasion, thermique/électrique) ;
- soit sur la base des frais réels engagés.
Sécuriser la mise à disposition : importance du contrat de travail et de la preuve
Pour vous sécuriser dans l’usage de ces véhicules, il est essentiel d’en définir l’usage dans le contrat de travail ou via une note interne. Et, de se rappeler que toute tolérance d’usage personnel crée automatiquement un avantage en nature.
En résumé, dès qu’un usage personnel est autorisé, même ponctuel, l’avantage en nature devient obligatoire. Pour éviter toute erreur ou risque de redressement, n’hésitez pas à en référer à votre gestionnaire de paie
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