Un tableau regroupe toutes les informations obligatoirement accessibles aux salariés.
Un vrai bureau pour être organisé
Pour gagner en confort et en organisation, Mathieu et Mélanie ont aménagé un bureau. « Nous avons besoin d’un espace clairement identifié et confortablement équipé, explique l’éleveur. Pour bien séparer le professionnel du privé, le bureau est sur la partie exploitation ».
Même si c’est Mathieu qui assure l’essentiel des tâches administratives, le bureau est organisé de façon à ce que chacun puisse y travailler et accéder à toutes les informations.
Le bureau comprend une partie plus administrative mais aussi un espace convivial pour les pauses. « On met pas mal d’informations sur nos tableaux. Comme ça tout le monde les voit lors de la pause café », partage Mathieu Rault. Les travaux prévus mais aussi les absences et les rendez-vous des uns s’affichent sur un planning sur quinze jours. « Une fois par semaine, on discute de l’organisation des différentes choses à faire. Puis, on ajuste chaque matin en prenant le café ensemble. On a aussi un groupe Whatsapp pour que tout le monde ait les messages en direct. On va sans doute le compléter par un planning partagé ».
Le tableau « choses à faire » s’organise en 4 cases : l’urgent important, « à faire rapidement », l’urgent non important, « que l’on peut déléguer », le non urgent important, « à planifier », le non urgent non important, mais qu’il faudra faire quand même. Chacun peut ajouter quelque chose qu’il a remarqué à faire et effacer ce qu’il a fait.
Quand c’est bien organisé, on gagne en fluidité
Deux grandes armoires abritent les différents documents impeccablement classés. « Quand c’est bien organisé, on gagne en fluidité, estime Mathieu Rault. Comme on classe et on identifie tout, on trouve facilement les documents ». Dans leur organisation, c’est un impératif pour Mélanie et Mathieu. Chacun doit en effet pouvoir être remplacé au pied levé. « J’ai des responsabilités au sein de ma cuma et du CERFrance Brocéliande, qui m’obligent à m’absenter régulièrement, explique l’agriculteur. Et personne n’est à l’abri d’un accident ». Au bureau comme en salle de traite, les consignes sont clairement affichées. Les documents sont rangés. « Il faut que tout soit accessible à tout le monde. »
Le bureau est aussi un espace de convivialité pour la pause café du matin, qui permet de faire le point sur l’organisation de la journée.
Par recherche d’efficacité, Mathieu Rault n’hésite pas à déléguer certaines tâches. « J’estime que l’administratif est important pour la bonne marche de l’entreprise, ce n’est pas pour autant que je fais tout. À une époque, par envie d’indépendance, je le faisais. Mais je n’étais pas efficace, reconnaît-il. Quand on fait une déclaration PAC par an, avec une réglementation qui change tout le temps, on y passe un temps fou. Maintenant je me concentre sur ce que je sais faire et ce que j’aime faire. »
Un tableau permet de visualiser les chantiers à venir mais aussi les différents rendez-vous, les réunions des groupes Ceta lait et cultures, les semaines où l’apprenti est en cours ou sur l’exploitation ainsi que la répartition des astreintes du week-end.
Plus d’efficacité grâce à la dématérialisation
Toujours dans cet objectif d’efficacité, Mathieu Rault attend beaucoup de la dématérialisation des factures. « Déjà avec le smartphone, les différentes applis, il y a beaucoup de choses qu’on fait de façon dématérialisée, apprécie l’éleveur. Pour la partie comptable, je travaille avec MyKinexo, le bureau digital de mon centre de gestion. Je scanne les factures qui arrivent par courrier, d’autres sont directement envoyées sur le bureau digital. Le classement est automatique. C’est un gain de temps et ça permet un meilleur suivi des résultats de son exploitation, par exemple pour la trésorerie ». Sur cet espace numérique sont aussi sauvegardés tous documents importants de l’exploitation, comme les baux. « Personne n’est à l’abri d’un incendie, d’un dégât des eaux. Je suis sûr que le patrimoine administratif de l’exploitation est en sécurité ». En ayant pris le temps d’organiser leur bureau et la gestion administrative de leur exploitation, Mélanie et Mathieu Rault sont plus sereins dans leur travail au quotidien.
Tous les papiers, ceux de l’exploitation et ceux de la cuma, sont rangés de façon à être facilement trouvables.
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